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一、前言
近年來，隨著信息技術(shù)的飛快發(fā)展，國(guó)內(nèi)出版單位從事業(yè)單位向企業(yè)轉(zhuǎn)型的變革，有遠(yuǎn)見的出版單位開始加大了信息化投入的步伐，著手開始選型、引進(jìn)ERP成為企業(yè)發(fā)展與提升競(jìng)爭(zhēng)力的必要選擇。但由于近年來很多出版企業(yè)對(duì)ERP的認(rèn)知不足，再加上企業(yè)對(duì)于引入ERP的期望過高,因此造成了選型→實(shí)施→失敗→選型→實(shí)施……的惡性循環(huán)，這使企業(yè)徒增成本,也錯(cuò)過了提升競(jìng)爭(zhēng)力的好時(shí)機(jī)。因此，出版企業(yè)如何通過正確的ERP選型,找到適合自己的軟件及軟件供應(yīng)商,確保ERP的成功實(shí)施，成為出版企業(yè)信息化是否成功的當(dāng)務(wù)之急。
二、出版企業(yè)ERP選型準(zhǔn)備工作
如何進(jìn)行正確的ERP系統(tǒng)選型?其實(shí)沒有什么特定的標(biāo)準(zhǔn),重要的是必須先衡量企業(yè)自身的需求與能力。在滿足企業(yè)需求和企業(yè)能力可接受的范圍之內(nèi),選出合適的供應(yīng)商及ERP產(chǎn)品就是正確的選型。所以，清楚地了解企業(yè)的需求與評(píng)估企業(yè)可承受的能力，成為選型是否成功的關(guān)鍵因素。目前多數(shù)企業(yè)在選型時(shí)提出的需求多是大而全的,對(duì)于可投入的預(yù)算與人力則是小而美,于是導(dǎo)致實(shí)施周期過長(zhǎng),實(shí)施質(zhì)量不佳,進(jìn)而成為實(shí)施失敗的案例。因此，要談選型，必須先從定義企業(yè)的需求和評(píng)估企業(yè)信息化的能力兩方面做好準(zhǔn)備。
1、梳理業(yè)務(wù)流程，明確出版企業(yè)需求
中國(guó)出版企業(yè)在改革與快速發(fā)展中難免存在多種不規(guī)范之處,而ERP的主要作用，就是要將原本不系統(tǒng)、無流程的管理模式變?yōu)楦咝А⒁?guī)范的管理模式。因此，不管現(xiàn)在的管理規(guī)范與否，企業(yè)至少應(yīng)該清楚自己想要改進(jìn)的方向以及程度，提出需求。只有這樣，ERP才有可能成功。
企業(yè)的需求隨著企業(yè)的發(fā)展過程的不同而變化,甚至不同的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會(huì)有不同的需求,因此需求的確定應(yīng)取決于企業(yè)一把手,在一把手對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃指導(dǎo)原則下,確定企業(yè)短中長(zhǎng)期的信息化需求。而這些需求,有的來自于管理層,有的來自于業(yè)務(wù)層的操作面。如何滿足這些需求是信息化過程中最難的問題。因?yàn)橐恍┮詡�(gè)人或部門的角度來看的需求,往往會(huì)與其他部門有沖突或重復(fù)的地方。如果每個(gè)都要滿足,最后就成了每個(gè)都不滿足,不僅效率不明顯,通常也會(huì)影響上線的時(shí)間,或者是形成無法整合、各自為政的情況。這也是目前國(guó)內(nèi)出版企業(yè)信息化失敗的主要原因。因此明確出版業(yè)務(wù)需求,就顯得相當(dāng)重要。那需求應(yīng)如何過明確呢?
首先，應(yīng)該滿足重點(diǎn)需求。因?yàn)樾畔⒒倪^程是持續(xù)的,需求是在不斷變化的,是無法一步到位的。因此必須先滿足重點(diǎn)需求,以20%的時(shí)間,解決80%的需求,在最短的時(shí)間內(nèi),迅速以信息化的手段來運(yùn)作企業(yè)的業(yè)務(wù)流程,建立信息化的基礎(chǔ)。
其次，要保持持續(xù)的優(yōu)化過程，然后在運(yùn)作的過程中不斷地持續(xù)優(yōu)化,再去解決另外遺留的20%需求以及新需求,否則永遠(yuǎn)計(jì)劃趕不上變化。不只是企業(yè)需求會(huì)改變,連項(xiàng)目成員都會(huì)變動(dòng),這些都是企業(yè)不能上線的潛在風(fēng)險(xiǎn)。
2、評(píng)估企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的能力
需求必須與能力掛勾,根據(jù)企業(yè)具備的能力,去決定需求范圍的大小,否則空定義需求,卻無能力實(shí)現(xiàn),也是空談。
滿足需求所需要的企業(yè)信息化能力一般包括人員觀念、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注程度、內(nèi)部管理水平、資金預(yù)算。人員有無正確觀念,將決定所提出的需求是否合理。企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)需要靜下心對(duì)自身企業(yè)管理的方方面面進(jìn)行一遍細(xì)致的梳理,才能決定需求的范圍。而高管的關(guān)注也將使得需求朝正確的方向發(fā)展,并使得需求得以實(shí)現(xiàn)。管理水平的高低將決定為實(shí)現(xiàn)需求所采取的管理手段是寬松還是嚴(yán)謹(jǐn)。考慮性價(jià)比,將有限的預(yù)算用在刀刃上,將節(jié)制需求的無限制擴(kuò)張。
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